En su columna quincenal nuestro autor invitado Adrian Swinscoe nos comparte algunas claves para ayudarte a que aprueben tu presupuesto. El artículo fue escrito por Tom Gibby, cofundador y director de marketing de The Bot Platform:
El primer paso para pedir siempre es el más difícil. Estás a punto de empezar tu nuevo proyecto y tienes que exponer tus argumentos. Estás nervioso porque puede que tu proyecto nunca vea la luz. Sabes que tu plan es bueno, puedes ver los beneficios que aportará a la empresa, estás seguro de que impulsará a la empresa hacia sus objetivos.
Pero, ¿puedes convencer a los asistentes a la reunión de que aprueben esos fondos?
Muchos casos empresariales se bloquean porque las partes pertinentes que presentan el plan no han tenido en cuenta los elementos más importantes a la hora de presentar un caso a las partes interesadas. Ser capaz de comunicar con claridad los beneficios de tu plan a los responsables de la toma de decisiones es todo un arte, y hay mucho que tener en cuenta. Así que aquí tienes 9 maneras de conseguir que tu presupuesto sea aprobado:
Asegúrate de que tu idea está vinculada a los objetivos de la empresa
Es muy fácil perder de vista qué es lo que más preocupa a la empresa cuando se presenta una idea. No te dejes llevar demasiado por toda la cantidad de formas en que tu proyecto es emocionante. Menos hablar de campanas y silbatos y más de cómo beneficiará directamente a la empresa. Según una encuesta de McKinsey, sólo el 28% de los ejecutivos pensaba que su empresa tomaba buenas decisiones estratégicas. Así que hay que recordar hacia dónde quiere ir la empresa y explicar claramente cómo se puede ayudar a la empresa a alcanzar estos objetivos.
Ten claro por qué es una «necesidad» y no sólo un «deseo».
Tu caso necesita una razón y esta razón justifica tu caso. ¿Por qué se necesita su presupuesto? ¿Cómo abordará su presupuesto estas necesidades? Explicar cómo se van a satisfacer las necesidades de la empresa demostrará a las partes interesadas que estás en sintonía con sus preocupaciones y que hablas su mismo idioma.
¿En qué se beneficia todo el mundo (no sólo tu o tú departamento)?
Cada persona es diferente, cada departamento tiene preocupaciones diferentes. Para convencer a todas las partes interesadas desde el principio, transmite un beneficio que sea de interés para todos. Piensa en cómo puede beneficiarse cada parte interesada de tu plan. Para ello, no limites tu imaginación en términos de cómo tu visión beneficiará a la empresa. No todos los beneficios pueden cuantificarse fácilmente en términos de ingresos directos. Por ejemplo, los beneficios de la retención de los empleados, el compromiso, una buena cultura de empresa y el reconocimiento conducen a un aumento de la productividad.
Deja claro lo que está en juego
Miedo a perder. Es una poderosa estrategia de venta en la que suelen confiar los vendedores experimentados. Provoca una fuerte respuesta fisiológica. Explica claramente las consecuencias de no mejorar el presupuesto y el impacto que tendrá. Nada duele más que una oportunidad perdida, así que menciona los casos en los que tu empresa ha desaprovechado una oportunidad y señala a los competidores que la han aprovechado.
Consigue el apoyo y las sugerencias de todo el equipo para respaldar tu solicitud
Hablar con el personal de primera línea siempre es beneficioso, porque a menudo pueden señalarte cosas de las que no eras consciente. Es probable que conozcan mejor que tú muchos de los problemas cotidianos a los que se enfrenta la empresa, y las investigaciones demuestran que la diversidad conduce a una mejor toma de decisiones. Valora sus opiniones y consúltales los cambios que pueden introducirse en su trabajo, y es probable que consigas su apoyo. Demuestre a las partes interesadas que el personal de primera línea está de acuerdo y tendrá un argumento de peso. Por el contrario, si los deja fuera de la conversación, puede parecer que su proyecto no cuenta con la consulta o el apoyo adecuados y podría acabar echándose por tierra.
Asegúrate de que los números cuadran
Entrar en una sala de reuniones sin un análisis sólido es como meterse en la boca del lobo con un vestido de carne. Puede dejar tu reputación por los suelos y tu caso hecho papilla. Demuestre a las partes interesadas que sus proyecciones y soluciones están respaldadas por datos cuantificables. Demuestra que has considerado alternativas viables y presenta los números en detalle. Nada te hace parecer una persona más seria que unas matemáticas serias y, según un estudio de Cognopia, las empresas y personas que toman decisiones empresariales basadas en datos tienen 19 veces más probabilidades de ser rentables.
Explora todas las vías y alternativas
Tienes que justificar por qué has llegado a tus recomendaciones. ¿Ha investigado todas las alternativas? Considere estos enfoques, luego piense por qué y cómo su plan es el mejor plan. Y luego analice las alternativas. De este modo, cuando se le cuestione durante el juicio, podrá desechar cualquier argumento.
Comprueba tu realidad
Tus objetivos deben basarse en la realidad, de lo contrario tu caso no se tomará en serio. Muestra una ruta clara hacia tus objetivos con hitos enmarcados en calendarios realistas respaldados por datos sólidos. Demuestra a las partes interesadas la tangibilidad de tu visión.
Sé claro y sencillo
No bombardees a la audiencia con una jerga que puede resultarte natural. Probablemente seas un especialista en tu departamento, y es fácil lanzar acrónimos y terminología particular sin pensar. Pero es probable que los responsables de la toma de decisiones a los que se dirige no sepan tanto de su departamento como usted y no entiendan la jerga. Mantenga el lenguaje lo más sencillo posible y presente su caso con la mayor claridad posible.
Cuanto más tiempo dediques a estas investigaciones, más sólidos serán tus argumentos. Ten en cuenta estas consideraciones y te guiarán hacia un argumento profundamente convincente que garantice que tu proyecto y tus necesidades tengan la financiación que requieren.
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