La eficiencia y la productividad son un dúo esencial en el éxito empresarial, y una metodología que ha ganado gran relevancia en la búsqueda de estos objetivos es la de las 5 S. Estas cinco palabras representan un enfoque sistemático para la organización y mejora en las áreas laborales.  En este artículo, te contamos en profundidad sobre este concepto, cómo se aplica y por qué ayuda a mejorar la experiencia en el área de trabajo.

Origen y objetivo del método de las 5 S 

Para entender mejor de qué trata esta técnica, empecemos por el principio. El método 5 S surge en Japón tras la Segunda Guerra Mundial y se implantó por primera vez en los años 60 dentro de una fábrica de producción de Toyota.  Su principal objetivo es mantener y mejorar las condiciones de organización, orden y limpieza, así como optimizar las normas de trabajo, seguridad, clima laboral, motivación personal y eficiencia.  Por lo tanto, no se trata de una mera cuestión de estética, sino más bien de una cultura de trabajo, mediante la práctica planificada de los conceptos básicos de la calidad total. La implantación del método de las 5 S supone un pilar básico para edificar un proceso de mejora continua firme y duradera.

5 S: qué son y por qué son claves en la CX

Ahora bien, ¿de qué hablamos cuando mencionamos a las 5 S? Te lo contamos. Disponer de un puesto de trabajo ordenado, limpio y bien organizado, es clave para atajar las pérdidas de tiempo-desplazamientos innecesarios, reducir los defectos en piezas, ahorrar en mantenimiento y aumentar la seguridad. Ayuda a que el personal de planta y remoto esté motivado y trabaje en las mejores condiciones.  Por ende, la metodología 5 S hace referencia a una acción a realizar para implantar este método: clasificación, organización, limpieza, estandarización y disciplina . Pasemos a conocer cada concepto en detalle:

Seiri: Clasificación

Este paso implica la identificación y separación de los elementos esenciales de los no lo son en un área de trabajo. En otras palabras, se trata de eliminar el desorden y mantener sólo lo que es necesario para llevar a cabo las tareas diarias. La clasificación aplica tanto a objetos físicos como a documentos y archivos digitales. Al implementarla, se logran varios beneficios como la reducción del tiempo perdido buscando cosas, una mayor eficiencia en el flujo de trabajo y la creación de un entorno laboral más ordenado y agradable.

Seiton: Organización

Una vez que se han clasificado los elementos esenciales, el siguiente paso es organizarlos de manera eficiente. Para ello, se debe asignar un lugar específico a cada elemento y etiquetarlos de manera adecuada. La organización tiene un impacto significativo en la productividad. Cuando todo tiene su lugar y es fácilmente accesible, se ahorra tiempo que de otro modo se desperdiciaría buscando herramientas o documentos. Además, una organización adecuada también reduce la posibilidad de errores y aumenta la seguridad en el lugar de trabajo. Y, por supuesto, ayuda a mejorar la experiencia de los empleados, algo crucial para el éxito empresarial.

Seiso: Limpieza

Mantener un área de trabajo limpia y ordenada es clave para la eficiencia y la seguridad. El concepto de limpieza implica mantener las máquinas y equipos en buen estado de funcionamiento y eliminar cualquier fuente de suciedad o contaminación. Esto no sólo mejora la calidad del trabajo, sino que también crea un ambiente más beneficioso y saludable. Los empleados se sienten más cómodos y motivados en un entorno limpio, lo que a su vez puede aumentar la moral y la productividad.

Seiketsu: Estandarización

Una vez que se han implementado los tres primeros pasos (clasificación, organización y limpieza), es importante mantener estos estándares en el tiempo. Esto se logra mediante la creación de procedimientos y políticas que establezcan cómo deben realizarse estas actividades de manera continua. La estandarización garantiza que la organización no vuelva al desorden y al caos después de un esfuerzo inicial por mejorar. También facilita la capacitación de nuevos empleados, ya que tienen pautas claras para seguir.  Además, es un paso fundamental para mantener una cultura de mejora continua en el lugar de trabajo. Aquí también es clave que haya un liderazgo notorio para que todo esto se cumpla de manera efectiva.

Shitsuke: Disciplina

Por último, se deben mantener los estándares establecidos en el tiempo y fomentar una cultura de mejora continua en toda la organización. Implica la participación activa de todos los empleados en el mantenimiento de los estándares y la identificación constante de áreas para la mejora. Y cuando la disciplina y el mantenimiento de estándares se convierte en parte de la cultura de una organización, se experimentan beneficios duraderos, como una mayor eficiencia, más calidad del producto o servicio y un ambiente de trabajo más agradable.

Beneficios de las 5 S

Ahora te contamos las ventajas de utilizar este método japonés para aumentar de forma positiva la experiencia de los empleados en sus áreas de trabajo.

Mejora de la eficiencia

La eliminación del desorden y la organización adecuada de los elementos esenciales conducen a una mayor eficiencia en las operaciones diarias.

Aumento de la productividad

En tanto, una mayor eficiencia se traduce directamente en un aumento de la productividad, ya que los empleados pueden realizar sus tareas de manera más rápida y efectiva.

Reducción de errores

La organización y la estandarización ayudan a disminuir la posibilidad de errores. Esto mejora la calidad del trabajo y reduce los costos asociados con la corrección de fallas.

Ambiente de trabajo más seguro

La limpieza y la organización contribuyen a un ambiente de trabajo más confiable al eliminar posibles riesgos y peligros.

Suba de la moral de los empleados

Un área de trabajo limpia y organizada contribuye a una mayor satisfacción de los empleados, aumenta la moral y es clave para la retención de talentos.

Un ambiente laboral estable, ordenado y efectivo 

Las 5 S son mucho más que simplemente una metodología de organización, son un enfoque holístico para mejorar la experiencia en el área de trabajo.  Al implementar los principios de clasificación, organización, limpieza, estandarización y disciplina, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia, productividad y calidad en sus operaciones.  Además, una cultura de mejora continua promovida por las 5 S puede llevar a beneficios duraderos en el lugar de trabajo. Por lo tanto, considerar la implementación de esta técnica oriental puede ser una estrategia valiosa para cualquier empresa que busque optimizar su entorno y, por supuesto, sus resultados.