Mantener la operación de una empresa es un desafío complejo, especialmente en un entorno caracterizado por cambios sociales, financieros y políticos constantes. Aunque la meta sea mantener la organización en funcionamiento, diversos factores a veces limitan la capacidad de acción de las empresas. Para ello, es necesario contar con un plan de continuidad que ayude a las compañías a sortear los obstáculos comerciales.
Si quieres saber sobre qué trata este concepto, te invitamos a leer el siguiente artículo.
¿Qué es un plan de continuidad del negocio?
Es una estrategia integral diseñada para garantizar que una empresa pueda seguir operando de manera eficiente en situaciones adversas. Ya sea frente a desastres naturales, crisis económicas o emergencias sanitarias, un plan de continuidad del negocio es la columna vertebral que mantiene la estabilidad y la funcionalidad del negocio.
¿Cuáles son los objetivos del plan de continuidad del negocio?
Este gran recurso tiene como meta principal garantizar la supervivencia y la funcionalidad de una empresa ante situaciones adversas o desastres.
En tanto, los objetivos específicos de un plan de continuidad del negocio incluyen:
- Minimizar el impacto de las interrupciones: El plan de continuidad del negocio busca reducir al mínimo el impacto negativo que las pausas pueden tener en las operaciones empresariales. Esto implica la identificación de riesgos y la implementación de medidas para prevenir o mitigar esos riesgos.
- Asegurar la recuperación rápida: Ante cualquier interrupción, ya sea causada por desastres naturales, fallos técnicos u otra emergencia, el objetivo es lograr una recuperación rápida y eficiente de las operaciones normales de la empresa.
- Proteger la reputación de la empresa: A la vez, este plan trata de proteger la reputación de la empresa al asegurar la linealidad de los servicios y la capacidad para cumplir con las obligaciones contractuales. La imagen de una compañía puede verse afectada si no puede mantener sus operaciones durante períodos de crisis.
- Garantizar la seguridad del personal: No obstante, el plan de continuidad del negocio debe incluir medidas para garantizar la seguridad física y emocional de los empleados durante momentos de emergencia.
- Cumplir con requisitos regulatorios y legales: Muchas industrias y regiones tienen regulaciones específicas que requieren que las empresas cuenten con planes de continuidad del negocio. Cumplir con estos requisitos es otro objetivo clave.
- Minimizar pérdidas financieras: Al reducir la duración e impacto de las interrupciones, un plan de continuidad del negocio busca mermar las pérdidas financieras asociadas con la falta de ingresos, costos adicionales y posibles sanciones.
- Facilitar una recuperación ordenada: Esto es muy importante e incluye la asignación de roles y responsabilidades claras, líneas de comunicación efectivas y protocolos de acción específicos.
- Mejorar la resiliencia de la empresa: Por último, más allá de revertir una situación de crisis y lograr una recuperación rápida, un plan de continuidad del negocio también tiene como objetivo fortalecer la resiliencia de la empresa. Esto implica aprender de las experiencias pasadas y mejorar continuamente este recurso para enfrentar mejor futuras contingencias.
Guía práctica para realizar un correcto plan de continuidad del negocio
Sobreponerse a los cambios es esencial para perdurar en el mercado actual. Y no importa el rubro, ya que las crisis golpean en diferentes sectores y es fundamental levantarse y seguir adelante.
En tanto, si quieres implementar un plan de continuidad del negocio en tu empresa sigue estos pasos:
1 – Estima riesgos
Para desarrollar un plan de continuidad del negocio efectivo, es crucial comenzar por evaluar las amenazas que podrían poner en crisis a una empresa. Para ello, es recomendable asignar nombres claros a cada riesgo y utilizar indicadores numéricos que se alineen con expedientes o formatos específicos. Además, la estimación permitirá identificar situaciones probables, evaluar su impacto y determinar áreas o procesos más vulnerables.
2 – Identifica cuáles son los recursos disponibles con los que cuentas
Es esencial contar con un panorama general y un análisis concreto de la capacidad de reacción de tu empresa. Evalúa la disponibilidad de recursos como personal, tecnologías, bases de datos, infraestructura y seguros. Conocer estas variables te permitirá entender las necesidades de cada recurso, mantener su operatividad durante crisis y definir sus roles en el plan de continuidad.
3 – Define una estrategia reactiva e impactante
El paso más importante del plan implica establecer los pasos a seguir para asegurar la continuidad de operaciones o la reactivación de tareas. Éstos deben estar alineados con los recursos disponibles y las posibles afectaciones. ¿Cómo llevar a cabo esta acción? Puedes establecer una secuencia lógica de etapas bajo ciertas condiciones, facilitando la implementación de acciones específicas en circunstancias particulares. Esto será sumamente útil para que el plan de continuidad funcione.
4 – Delega responsabilidades
¿Eres de las personas que busca hacer todo sin traspasar tareas? Pues si quieres utilizar este plan deberás aprender a delegar. Esta acción es esencial para responder adecuadamente a diferentes situaciones. Aunque no exista una fórmula universal, puedes asignar roles en función del tipo y número de personal disponible y la situación específica. Por ejemplo, en caso de una crisis financiera, apóyate en líderes para guiar a los equipos.
5 – Pon a prueba tu estrategia
¿Cómo hacerlo? Con simulaciones para identificar áreas de oportunidad y verificar si tu plan cumple con las necesidades de activación empresarial. Este proceso permite corregir fallas, encontrar mejores estrategias y optimizar respuestas para reaccionar adecuadamente ante emergencias o situaciones reales.
6 – Redacta un documento
Después de probar y optimizar el plan, debes escribir un documento que contenga todas las condiciones, pautas y actividades a considerar frente a contingencias. Este recurso será la guía para ti y tu equipo, incluyendo formatos necesarios, manuales e instrucciones claras sobre responsabilidades.
7 – Comunica tu plan
Finalmente, tienes que contar tu estrategia a todos los involucrados para que conozcan los riesgos y la forma de reaccionar. La formación y concientización son fundamentales porque crean una cultura de prevención y optimizan las operaciones. La comunicación anticipada sobre riesgos puede contribuir a la evasión de complicaciones bajo tu control.
Ten en cuenta que este manual deberá formar parte integral de la capacitación de tu personal, estableciendo una base sólida para la preparación y la respuesta efectiva ante cualquier situación adversa.
Un plan para accionar ante situaciones adversas
La organización es una herramienta fundamental para afrontar momentos en que no todo es color de rosa. Muchas veces, las crisis no avisan y llegan de repente, por eso, ¿por qué no contar con una guía detallada para accionar y hacerle frente a las adversidades?
Un plan de continuidad del negocio puede ser ese recurso que tu empresa necesita para generar tranquilidad tanto a empleados, como a mandos altos e inversores. ¿Cuentas con este tipo de medio en tu organización?
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